Toimitilatarpeiden kartoitus
Toimitilan tulisi aina vastata kunkin yrityksen yksilöllisiä tarpeita, niin toiminnallisesti kuin kustannuksiltaankin. Toimitilan vaihtamista harkitessasi tulisi sinun pohtia ainakin seuraavia seikkoja, joilla voi olla suuriakin vaikutuksia yrityksesi menestymiseen uudessa sijainnissa. Varmista että toimitilatarjoaja pystyy tuomaan laaja-alaista näkemystä näissä asioissa päätöksenteon tueksi.
- Sopisiko yrityksellesi nykyistä paremmin keskusta, taajama tai syrjäisempi osoite?
- Onko alueen maine yrityksellesi sopiva?
- Syntyykö alueen muiden toimijoiden kanssa synergiaa?
- Onko toiminnalla laajentumismahdollisuuksia?
- Rajoittaako sijainti henkilöstön saatavuutta?
- Löytyykö alueelta liiketoimintaa tukevia palveluita?
- Onko alueella henkilöstölle tärkeitä palveluita (kaupat, koulut, terveyspalvelut, ravintolat)?
- Voisivatko liikenne- ja jalankulkuvirrat palvella toimintaa nykyistä paremmin?
- Onko logistisia tarpeita huomioitu (raskaan liikenteen tarpeet, lentokentän, rautatien, sataman jne. läheisyys)?
- Onko työmatkaliikenne - julkiset liikenneyhteydet, parkkipaikat – toimivaa?
Toimitilojen hankintaprosessi
Sopivan toimitilan löytämiseen kuluva aika vaihtelee. Prosessin kesto vaihtelee päivästä kuukausiin ja on hyvin tapauskohtaista koosta ja asiakkaan tarpeista riippuen. Mikäli tilaa räätälöidään asiakkaan toiveiden mukaisesti, aikaa kuluu enemmän kuin ns. valmiin paketin kanssa. Myös nykyisten tilojen irtisanomisaika täytyy huomioida.
- sopivien tilojen kartoitus
- tilojen valinta
- sopimusneuvottelut
- muuttokohteen tutustumiskäynti
- tilakäytön suunnittelu
- tilojen muutostyöt
- muuttoliikkeen valinta
- tietojärjestelmien muuton suunnittelu
- aikataulutus ja resursointi
- henkilöstön ohjeistukset
- kalusteiden inventointi ja suunnittelu uuteen tilaan
- vanhojen kalusteiden kierrätys ja uusien hankinta
Muuttajan muistilista
Yritysmuuttoon on syytä valmistautua hyvissä ajoin. Muuton organisoiminen vaatii usein työryhmän, joka aikatauluttaa muuttoprojektin ja johtaa sitä. Usein tarvitaan ulkopuolista kumppania, joka pystyy tuomaan tehokkuutta ja järjestelmällisyyttä muuttoon, sekä tarvittavaa henkilökuntaa ja kalustoa. Muuttofirmoilta löytyy apua myös muuton suunnitteluun. Muutto on aina raskas prosessi niin fyysisesti kuin henkisestikin. Kannattaa siis satsata myös muutosta henkilöstölle informoimiseen.
- pakkaaminen
- tilojen suojaus
- kalusteiden purku
- muutto
- kalusteiden asennus paikalleen
- tietoliikenteen kytkeminen
- loppusiivous
- arkistojen hävitys
- lopputarkastus