Uusien toimitilojen etsiminen on yrityksille iso ja monimutkainen hanke. Kun muuttolaatikot on kannettu sisään, on liian myöhäistä harmitella epäonnistunutta toimitilavalintaa. Toimitila-asiantuntijoiden vinkeillä vältät viisi usein tehtyä virhettä.

Toimitilat vaikuttavat yrityksen jokaiseen työntekijään. Uusien tilojen vuokraaminen onkin mahdollisuus, mutta moni asia voi mennä myös vikaan. Hyviä ohjeita vuokraamiseen löytyy kirjallisessa muodossa Spondan toimitilavuokraajien oppaista, ja neuvoja kannattaa kysyä toimitilojen asiantuntijoilta.

1. Selvitä tarpeet kunnolla etukäteen

Toimitilojen käyttöön liittyy usein oletuksia, jotka eivät välttämättä pidä paikkaansa, kertoo Jones Lang LaSalle -yrityksen leasing-yksikön vetäjä Katri Lehtonen. Tästä syystä yrityksen ei kannata ryhtyä suoraan etsimään uusia tiloja. On hyödyllistä ensin selvittää, miten nykyisiä tiloja todellisuudessa käytetään.

”Henkilöstön toimintatapoihin ja työpaikan kulttuuriin voidaan vaikuttaa tehokkaimmin toimitilojen vaihtuessa. Muutto on yritykselle strategisesti suuri mahdollisuus, joten sen suunnitteluun kannattaa panostaa”, Spondan asiakkuuspäällikkö Eero Junni neuvoo yritysmuuttoa suunnittelevia.

Tulokset voivat olla yllätys. Esimerkiksi neuvotteluhuoneiden määrän ja koon tarve voi olla aivan erilainen kuin on ajateltu. Sama pätee esimerkiksi autopaikkoihin.

Kannattaa myös huomioida tilojen monikäyttöisyys – työn tekemisen tavat ovat jatkuvassa muutoksessa, joten optimaalinen toimitila joustaa tarvittaessa. Usein esimerkiksi ajatellaan, että tarvitaan yksi iso tila, jonne koko firma mahtuu kerralla. Tällaisen tilan ei kuitenkaan tarvitse olla erillinen neuvotteluhuone, vaan esimerkiksi kahvio voi hoitaa tarvittaessa kokoustilan virkaa. Kannattaa myös miettiä, kuinka paljon laajennusvaraa tarvitaan mahdollisia uusia työntekijöitä varten.

2. Hyödynnä ammattilaisia ja kokemusta

Toimitilojen vaihtaminen on monimutkainen prosessi, johon liittyy monia vaiheita. Huonot ratkaisut voivat aiheuttaa ongelmia vuosiksi eteenpäin. Haastetta lisää se, että useinkaan toimitilaprojektia vetävällä henkilöllä ei ole aiempaa kokemusta toimitilojen valinnasta ja yritysmuutosta, sillä yritykset muuttavat melko harvoin, yleensä 3–10 vuoden välein.

Kokemusta ja neuvoja kannattaa siksi hakea. Apua voi saada esimerkiksi Spondan toimitilavuokraajan oppaista, toimitilan vuokraajalta tai ulkopuoliselta konsultilta. Osaamista kannattaa hankkia heti prosessin alkuun, kun mietitään, millaiset tilat yritys tarvitsee. Ja jos kokemusta löytyy yrityksen sisältä, sitä kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Esimerkiksi Siili Solutions on hyödyntänyt koko olemassaolonsa ajan Spondan asiantuntijoita tilatarpeidensa kartoittamisessa. Siili Solutionin entinen toimitusjohtaja Seppo Kuula kertoo, että Sponda on pystynyt järjestämään Siilille tilaa joustavasti, ja Sponda on ollut mukana ideoimassa tulevien laajentumisten tilatarpeita.

3. Muutto on oikea hetki uudistaa

Toimitilan vaihtaminen voi olla uusi alku yritykselle. Nykytarpeiden lisäksi kannattaa miettiä, miten yrityksen toimintaa halutaan kehittää.

Uudet tilat kannattaa valita vasta sitten, kun on tiedossa mitä tavoitellaan. Toimitilan perustyyppiä vaihtamalla – esimerkiksi erillisten toimistohuoneiden vaihtaminen monitoimitilaan – voidaan vaikuttaa koko yrityksen toimintaan ja henkeen.

Vaikka radikaalia uudistusta tilatyypissä ei tehtäisikään, muutto on tilaisuus pienempiinkin uudistuksiin, eikä sitä mahdollisuutta kannata hukata. Esimerkiksi työntekijöiden sijoittelulla voidaan vaikuttaa eri osastojen yhteistyöhön. Spondan tiloissa toimivan Swecon toimitilapäällikkö Elina Samila rohkaisee kysymään työntekijöitä apuun ideoinnissa: ”Mitä enemmän ihmiset kokevat voivansa vaikuttaa, sitä paremmin he suhtautuvat muutokseen.”

4. Laske työpistekustannuksia, älä neliöhintoja

Toimitilojen vuokrahinta muodostuu monesta luvusta, mutta vuokrausta suunnitellessa huomio kiinnittyy usein vääriin asioihin. Hyvin usein mietitään neliöitä ja neliöhintaa, vaikka työpistekustannuksia tarkkailemalla päästäisiin paremmin kiinni todelliseen hintaan.

Jollakin kohteella saattaa olla edullinen neliöhinta, mutta neliöitä tarvitaan reilusti enemmän tilankäytön ratkaisujen vuoksi. Esimerkiksi avotilojen ja erillisten toimistojen välillä on melkoisia eroja neliöiden tehokkuudessa.

Työpistekustannuskaan ei kerro kaikkea. Esimerkiksi huono toimitila tai toimitilan väärä sijainti voi heikentää myös työntekijöiden viihtyvyyttä ja vaikeuttaa rekrytointeja. Jokaisen yrityksen tarve on yksilöllinen, ja tärkeintä on löytää tila, joka palvelee parhaiten yrityksen tarpeita. Jos näin ei ole, kuvitellut säästöt voidaan menettää yrityksen toiminnassa.

Lisäksi kannattaa huomioida, että vuokra on muutakin kuin neliöhinta. Esimerkiksi aluekohtaiset kiinteistöverot sekä kiinteistön lämmityskulut kuuluvat hoitokustannuksiin, jotka tekevät noin 20–35 prosenttia vuokrasta.

5. Aloita haku ajoissa

Toimitilojen vuokrasopimuksia on eri mittaisia, mutta yhtä kaikki uuden toimitilan etsintä tulee aloittaa hyvissä ajoin.

Jos uutta toimitilaa aletaan hakea liian myöhään – silloin, kun edellinen sopimus on jo loppumassa – joudutaan uutta paikkaa etsimään kovalla kiireellä. Tarpeiden selvittäminen, uuden toimitilan etsiminen ja tarvittavien muutostöiden tekeminen vievät yllättävän paljon aikaa. Toimitilan vuokraaminen pitkäksi ajaksi on usein edullisempaa kuin vuokrasopimuksen jatkuva uusiminen – jo siksi, että uusien tilojen etsiminen, itse muutto ja uusiin tiloihin järjestäytyminen vievät aikaa.

Remonttien toteutusajat vaihtelevat, ja ne voivat olla yllättävän pitkiä. Pienemmän yrityksen kannattaa varata toimitilan vaihtoon puolisen vuotta. Keskisuurissa yrityksissä aikaa tarvitaan puolesta vuodesta vuoteen ja suurissa yrityksissä vieläkin enemmän. Jos lähdetään myöhässä liikkeelle, lopputulos voi olla huono tai yritys voi joutua muuttamaan keskelle remonttia.

Sitten, kun itselle optimaalinen toimitila on löytynyt, se kannattaa varata omaan käyttöön pitkällä, määräaikaisella vuokrasopimuksella. Spondan liiketoimintajohtaja Joona Reunanen korostaa, että etenkin kaupan alan toimijoille toimipaikan sijainnilla on suuri merkitys.

Printtaa muuton muistilistaksi Toimitilahakijan opas.

Tutustu Spondan toimitilavuokraajan oppaisiin:

  1. Toimitilan hakijan opas
  2. Pitkäaikainen toimitilakumppani kasvavan yrityksen tukena
  3. Näin toimitilan vuokrahinta muodostuu
  4. Muuttokonkarin ohjeet onnistuneeseen yritysmuuttoon
  5. Pitkä vai lyhyt vuokrasopimus?
  6. Kysy nämä asiat näytöllä
  7. 7 tärkeää kysymystä toimitilan valintaan
 

Julkaistu

23.1.2018