Toimitilasuunnittelussa yhteisöllisyys, luovuus ja tehokkuus kulkevat käsi kädessä.

Lontoolainen Mother-mainostoimisto tunnetaan maailmalla räväköistä mainoskampanjoistaan. Asiakkainaan yhtiöllä on muun muassa Coca-Cola, IKEA ja teleoperaattori Orange. Motherin toimitiloissa kannustetaan työntekijöitä avoimuuteen ja luovuuteen myös erilaisin sisustuksellisin ratkaisuin, jotka tukevat toimiston yhteisöllisyyttä.

Mother-mainostoimiston tiloista vastaava kiinteistöpäällikkö Helen Sullivan uskoo, että yksi syy yhtiön menestykseen on toimiston yhteisöllinen työilmapiiri.

"Saamme työskennellä ympäristössä, joka tukee yhteistyön tekemistä ja ajatustenvaihtoa. Mother haluaa, että ihmiset tuntisivat itsensä kotoisaksi tiloissaan. Toimistolla esimerkiksi juoksentelee vapaasti koiria ja musiikki soi 24/7. Toimistomme on hauska, meluisa ja jopa kaoottinen ympäristö, joka tuo työntekijöiden parhaat piirteet esiin", kuvailee Sullivan.

Lontoolainen Mother-mainostoimisto on toimitilasuunnittelun edelläkävijä.

Toimitilojen suunnitteluun erikoistunut konsultti ja kirjailija Maaretta Tukiainen on samoilla linjoilla Sullivanin kanssa. Hänen mielestään inspiroiva tila on kekseliäs, yrityksen brändin ydintä heijastava ja vaihtelua tarjoava monitilaratkaisu, joka henkii työyhteisön toimintakulttuuria.

Työhyvinvointi lisääntyy

Tukiaisen mielestä toimitilaratkaisuilla on iso vaikutus organisaatioiden yhteisöllisyyteen ja sen myötä työntekijöiden hyvinvointiin ja tuottavuuteen. Paljon puhuttanut työhyvinvointi on kuitenkin monen asian summa. Työympäristön ohella siihen vaikuttavat myös johtaminen, työpaikan ilmapiiri sekä mahdollisuus säädellä omaa työtä.

Työympäristö voidaan Tukiaisen mukaan erotella kolmeen osaan, sosiaaliseen, virtuaaliseen ja fyysiseen ympäristöön. Ihanteellisessa tilanteessa työympäristö tukee sekä työrauhaa että yhdessä tekemistä. Se myös mukautuu joustavasti erilaisiin muutoksiin ja tarjoaa edellytykset erityyppisille työvaiheille ja -prosesseille.

Kodinomainen tunnelma tuo työntekijöiden parhaat puolet esiin.

Työterveyslaitoksen mukaan jopa valaistuksen voimakkuutta säätelemällä voidaan vaikuttaa työhyvinvointiin ja tuottavuuteen. Vaativissa näkötehtävissä on näin saavutettu jopa 8−9 prosentin tuottavuuden nousu ja virheiden lukumäärä on saatu puolittumaan.

Hiljaista tietoa yhteisöllisyyden tueksi

Tukiaisen mielestä työympäristön yhteisöllisyys tukee sekä yksin tehtävää työtä että erikokoisissa ryhmissä ja tiimeissä työskentelyä. Miten tällainen työympäristö sitten rakennetaan?

Yhteisöllisen työympäristön suunnittelu alkaa henkilökunnan osallistamisella. Työntekijöillä itsellään on yleensä omaan työhönsä liittyvistä asioista huomattavasti tarkempaa ja syvällisempää tietoa kuin esimerkiksi yhtiön toimitusjohtajalla, esimiehellä, HR-osastolla tai arkkitehdillä. Osa tiedosta on ilmeistä ja osa piilevää, niin kutsuttua hiljaista tietoa.

Osallistavan tilavisiotyöpajan avulla selviää, minkälaista tukea henkilökunta tarvitsee työnsä tekemiseen. Tämä voidaan ilmaista sanoin ja kuvin ja käyttää tilasuunnittelun lähtökohtana. Suurin virhe tilamuutoksissa onkin yleensä se, että henkilökuntaa ei oteta mukaan muutoksen suunnitteluun.

Työntekijä on usein toimitilasuunnittelun paras asiantuntija.

Jos henkilökuntaa ei oteta mukaan suunnitteluprosessiin, voi lopputulos olla kehno. Mahdolliset virheet ja epäkohdat maksavat yritykselle paljon enemmän kuin henkilökunnan osallistuminen.

"On huikeaa nähdä, miten paljon helpommin ja innostuneemmin henkilökunta sitoutuu uusiin tiloihin muuttamiseen, kun se on saanut itse osallistua tilojen suunnitteluun", kertoo Tukiainen.

Luovuus nousuun toimitilaratkaisuilla?

Entä voidaanko työpaikkojen luovuutta ja jopa innovaatioiden syntymistä tukea työympäristöä kehittämällä?

Tukiaisen mielestä voidaan. Tilasuunnittelulla voidaan lisätä sisäistä yhteistyötä ja onnekkaiden sattumusten todennäköisyyttä, sujuvoittaa eri osastojen välistä tiedonkulkua ja auttaa ideoiden kohtaamisessa. Tila vaikuttaa aistien välityksellä myös työntekijöiden alitajuntaan ja siellä käynnissä oleviin luoviin prosesseihin.

Jokainen työntekijä on myös yksilö omine erityispiirteineen ja -tarpeineen. Myös tämä seikka tulisi huomioida toimitiloja suunniteltaessa.

Paras tapa ottaa ihmisten erilaisuus huomioon on osallistava tilasuunnittelu yhdistettynä avoimeen kommunikointiin työpaikalla. On myös hyvä luoda yhteiset pelisäännöt siitä, miten tiloissa toimitaan.

Tukiainen muistuttaa, että osallistaminen on myös inspiroivan työympäristön perusta.

"Suunnittelukumppaneiden valinnassa kannattaa keskittää huomio siihen, miten hyvin osallistavat valmennusmenetelmät ovat kumppaneiden hallussa ja miten tarkalla korvalla nämä osaavat kuunnella työyhteisön omaa viisautta. Myös palveluasenne vaikuttaa. Osa arkkitehtitoimistoista myy osallistavia pajoja, jotka oikeasti ovatkin vain tavallisia työpalavereita, joissa henkilökunta on mukana", varoittaa Tukiainen.

Entä millaisia käytännön ratkaisuja Mother-mainostoimistossa on toteutettu yhteisöllisen, luovan ja tehokkaan työilmapiirin nostattamiseksi?

"Motherissa yhteisöllisyyttä tuetaan luomalla avoin toimitilaympäristö ja tarjoamalla langattomat nettiyhteydet sekä lukuisia  erilaisia tiloja. Me kaikki työntekijät myös lounastamme yhdessä päivittäin", kertoo Sullivan.

"Vaihdamme myös istumapaikkaa toimistollamme joka kuudes viikko. Tämä on mahtava tapa tutustuttaa ihmiset toimistolla toisiinsa."

Teksti: Nina Garlo-Melkas

Julkaistu

9.4.2015
Tags