Tulevaisuuden toimisto muotoillaan ihmisten ehdoilla.

Ongelma on sama lähes jokaisella työpaikalla: tietoa on paljon ja turhaa tietoa vielä enemmän, tai ainakin se on väärissä käsissä. Tiedon jakaminen ja jalostaminen on kuitenkin innovaatioiden edellytys.

Globaalisti pirstoutuneen yrityksen toimipisteissä samantapaista työtä tehdään joka paikassa. Päällekkäisyyksiä syntyy ja kustannukset karkaavat.  Tuottavuutta ei paranna se, että yrityksissä tuotettu informaatio ei välttämättä koskaan kohtaa niitä, joille se kuuluisi. Toimitilamuotoilulla haetaan ratkaisuja informaatioajan polttavimpiin ongelmiin.

Suuria ajatuksia ei synny sohvatyynyjä vaihtamalla

Ideointiin ohjaavan työympäristön rakentaminen ei ole yksinkertaista.

Suuret ajatukset eivät synny aulan sohvatyynyjen kuosia vaihtamalla tai uutuuttaan kiiltävällä espressokoneella.  Tietoajan työympäristön rakentaminen täytyy aloittaa yrityksen visiosta ja tavoitteista.

Jokaisella työpaikalla tulisi miettiä, mitä sinne tullaan päivittäin tekemään ja minkä takia. Tämä on Workspacen ajattelun lähtökohta.

Vaikka etätyö olisi monelle työnantajalle kustannustehokkain työn järjestämisen muoto, muotoilltu työympäristö tukee paremmin sekä työssä viihtymistä että tuottavuutta kuin etätyö.

Työpaikoilla jaetaan tietoa ja jalostetaan siitä uusia ideoita ns. co-creationin hengessä. Tämä maantieteelliset ja työnkuvalliset rajat ylittävä, yhteiseen tekemiseen tähtäävä työskentelytapa kasvaa työyhteisöissä tulevaisuudessa merkittävästi.

Sisustussuunnittelusta työympäristömuotoiluun

Helsingin keskustassa sijaitseva Workspace tekee asiakkailleen työympäristökonsepteja, toisin sanoen työympäristömuotoilua. Se on kaikkea muuta kuin sisustussuunnittelua, vaikka toimitilan sisustusratkaisut ovatkin olennainen osa tuottavaa työympäristöä.

Toimitilan suunnittelu lähtee aina liikkeelle asiakkaan strategiaan kirjatusta visiosta. Tämän pohjalta tutkitaan yhdessä työntekijöiden kanssa, miten nykyinen työympäristö toimii ja miten sen tulisi toimia, jotta tavoitteisiin päästäisiin.

Suunnittelussa on olennaista jalkautua johtoryhmän tasolta ruohonjuuritasolle. Työntekijöiltä on kysyttävä, miksi tulet töihin ja mitä täältä haluat? Prosessin lopputuloksena syntyy idea toimitilasta, joissa työntekijöiden erilaiset ideat ja näkemykset kohtaisivat luonnollisella tavalla, uutta synnyttäen.

Vasta kun näkemyksemme työstä ja työn tavoitteista on kirkas, aletaan sen ympärille suunnitella konkreettista toimitilaa sisustusratkaisuineen.

Päätöksiä tehdessä pitää seistä eikä istua

Tulevaisuuden työyhteisöissä tehdään entistä enemmän yhteistyötä. Se on välttämätöntä uusien innovaatioiden synnyttämiseksi. Infoajan yhteistyö vaatii oikeanlaisia tiloja oikeisiin työvaiheisiin. Pitää olla tilaa ajattelulle, hiljentymiselle ja tekemiselle. Monitilaratkaisut ovatkin toimitilamuotoilussa päivän sana. Olennaista on ymmärtää, mitä kussakin työvaiheessa tapahtuu.

Esimerkiksi kokouksenpitotavat tulisi ajatella uudestaan siten, että kaikki tietävät, mistä niissä neukkareissa pitää päättää. Päätöksentekohuoneessa ei pitäisi koskaan olla edes istuimia. Kun kaikki joutuvat seisomaan, pyritään tilanteesta myös mahdollisimman nopeasti eroon. Nämä pienet seikat voivat merkitä valtavaa muutosta työn tuottavuudessa.

Tulevaisuudessa toimitila voi olla sekoitus perinteistä ja toimistoa ja vaikkapa trendikahvilaa. Kehittämämme Working Cafe -konsepti on tästä hyvä esimerkki. Paitsi työvaiheita, toimitilan pitää tukea myös ihmisen erilaisia mielentiloja ja tarpeita. Itse esimerkiksi olen tehokkaimmillani taksin takapenkillä!

Kenny Hytönen
johtava asiantuntija, Workspace Oy

Workspace on Pohjoismaiden suurin työympäristönkehittämiseen keskittynyt yritys. Työympäristömuotoilutiimi on monialainen, johon kuuluu niin asiantuntijoita kuin suunnittelijoita. Asiakkaitamme ovat mm. Senaatti-kiinteistöt, Nordea, Finnair, Wärtsilä, Sanoma.

Julkaistu

11.10.2013
Tags