Kysy nämä asiat toimitilanäytöllä

Toimitilanäytöllä aistitaan tilojen tunnelmaa, mutta esitetään myös tilavuokrauksen kannalta tärkeimmät kysymykset. Alan ammattilaiset opastavat, mitä asioita toimitilanäytöllä kannattaa ottaa huomioon.

Miten tilasta saadaan kustannustehokas ja toimiva?

Tilojen kustannustehokkuus syntyy lähtökohtaisesti siitä, että tiloja voi käyttää joustavasti eri tarkoituksiin. Selvitä toimitilaan tutustuessasi, miten hyvin tilan neuvotteluhuone taipuu hiljaiseen työskentelyyn tai luovaan innovointiin? Löytyykö avotilojen yhteydestä riittävästi rauhallisia työtiloja esimerkiksi puhelujen hoitamiseen tai onko kiinteistössä yhteisiä kokous- tai säilytystiloja, joita yritykset voivat hyödyntää?

Jos työpisteiden ja neuvotteluhuoneiden sijoittelut mietityttävät, kannattaa toimitila-ammattilaiselta kysyä vinkkejä samaan rakennukseen toteutetuista toimitilaratkaisuista. Toimitilojen omistaja voi tarvittaessa järjestää vierailun toisen samassa talossa toimivan yrityksen kalustettuihin tiloihin, jolloin tilojen mahdollisuudet avautuvat paremmin. Toimitiloihin erikoistuneet vuokranantajat tuntevat hyvin eri alojen tiloihin kohdistuvat erityisvaatimukset, ja osaavat ottaa ne huomioon tilaratkaisuja suunniteltaessa.

Miten tila tukee henkilöstön työssä jaksamista?

Yrityksen menestys lähtee henkilöstöstä – kun ihmiset voivat hyvin, yrityskin voi hyvin ja tuottaa tulosta. Ovatko työntekijöiden viihtyvyyteen vaikuttavat perusasiat kohdallaan? Onko valaistus riittävä, toimiiko ilmanvaihto, millaiset näkymät tiloista on ulos? Entä kuinka joustavasti tiloihin voi rakentaa erilaisia työtiimejä? Yhteistyö on helpompaa, kun toistensa kanssa paljon työskentelevät henkilöt tai tiimit sijoitetaan lähekkäin. Yhteisöllisyyttä ja asiakastyytyväisyyttä voi kasvattaa myös brändätyillä tiloilla, kuten inspiroivalla ideahuoneella tai liikuntatilalla. Näytöllä kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että tilaan mahtuu myös hiljainen lepohuone sekä taukotilat, jotka tukevat työssä jaksamista.

Lepo- ja taukotilojen sijainti on hyvä huomioida myös työrauhan kannalta – saako tilat eristettyä tarvittaessa muista tiloista vai kulkeeko reitti kahvihuoneeseen koko toimiston halki? Pyöräileviä tai lenkkeileviä työntekijöitä varten on hyvä selvittää, minkälaiset suihku- ja säilytystilat kohteessa on.

Ratinaan muuttava Elisa nostaa toimitilaprosessissa henkilöstön keskiöön »

Miten tilan tunnelma vahvistaa yrityksen brändiä?

Missä tila sijaitsee ja miltä se näyttää? Minkälaisia naapuriyrityksiä kiinteistössä on? Toimitilalla, sisustusarkkitehtuurilla ja itse kiinteistöllä sekä sen sijainnilla on vaikutusta siihen, millaisia ominaisuuksia siinä toimiviin yrityksiin liitetään. Omaa brändiviestiä voidaan tukea harkituilla valinnoilla. Ei ole sattumankauppaa, että perinteikkäät konsulttiyritykset suosivat arvotaloja ja haluavat sijoittua ydinkeskustaan. Toimitilanäytöllä kannattaa selvittää, mitä muita yrityksiä samassa talossa toimii ja onko talon ympäristö yrityksen brändin mukainen. Kannattaa kiinnittää huomiota myös tilan ja siihen toteutettavissa olevan tilaratkaisun tunnelmaan. Varmista, että tila mahdollistaa brändi-ilmeen mukaisen designin ja tilan viesti on yrityksen brändin mukainen.

Spondan uusi toimitilaesittely tuo esiin myös alueen brändin »

Miten asiakkaat ja vierailijat kulkevat tiloissa?

Näytöllä on hyvä pohtia, kuinka asiakkaat ja muut talossa vierailijat liikkuvat talossa. Löytyykö asiakkaille parkkipaikkoja helposti talon läheisyydestä? Voidaanko toimitilassa erottaa asiakastilat henkilöstön työskentely- ja neuvottelutiloista? Toimitilan tulee palvella henkilökunnan lisäksi myös yrityksen asiakkaita ja muita sidosryhmiä – ja tarjota kaikille talon käyttäjille työrauha. On hyvä huomioida myös erityistarpeet: esimerkiksi johdon rekrytointeja suorittavassa yrityksessä asiakkaiden on voitava vierailla tiloissa huomaamattomasti.

Mitä palveluja toimitilan läheltä löytyy

Toimitilanäytöllä kannattaa tutustua toimitalon ja alueen tarjoamiin palveluihin. Mitä kauempana palveluista toimitila sijaitsee, sitä tärkeämpää on varmistaa, että samassa kiinteistössä tai sen läheisyydessä on lounasravintola. Myös muiden palvelujen, kuten terveydenhuollon, pankkipalvelujen ja julkisen liikenteen palvelujen läheisyydestä on merkitystä työntekijöiden työtehon ja viihtyvyyden kannalta. Kun palvelut ovat lähellä, ei henkilökunnalla mene ylimääräistä aikaa ja resursseja esimerkiksi lounaalla käymiseen tai asioiden hoitamiseen lounastauolla. Kokenut vuokranantaja osaa kertoa myös lähialueen lisämaksullisista palveluista.

Kuinka tilan turvallisuusasiat on järjestetty?

Uutta toimitilaa valitessa täytyy miettiä myös turvallisuutta – esimerkiksi sitä, miten tiloihin pääsee ja miten niitä vartioidaan. Myös talon turvallisuussuunnitelmaan on hyvä tutustua, ja toimitilan omistajalta kannattaa kysyä, millaisia vartiointipalveluja se tarjoaa.

Aulapalvelu on monelle yritykselle turvallisuustekijä. Sopisiko tiloihin ulkoistettu tai sähköinen aulapalvelu? Sähköinen aulapalvelu ilmoittaa vastaanottajalle, kun vieras on saapunut ja ohjeistaa kartan avulla eteenpäin.

Kuinka kauan muutostöiden tekeminen kestää?

Lähes jokainen yritys haluaa muutoksia uuteen toimitilaansa. Pienemmät remontit, kuten seinien maalaaminen, sujuvat yleensä viikoissa. Sen sijaan esimerkiksi tilaa jakavien lasielementtien toimitusajat lasketaan kuukausissa. Kokenut vuokranantaja auttaa pohtimaan, miten työnteko sujuu muutostöitä odotellessa ja tarjoaa poikkeustilanteen ajaksi myös vaihtoehtoisia ratkaisuja.

Mitä muuta vuokrasopimukseen sisältyy kuin vuokrattavat neliöt?

Vuokrasopimuksen kattavuus vaihtelee kohteittain. Näytöllä kannattaakin selvittää, mitä palveluja sopimus ja vuokrahinta pitävät sisällään yrityksen vuokraamien neliöiden lisäksi. Näytöllä keskustellaan yleensä tilaan tarvittavista muutostöistä. Yleensä muutostyöt huomioidaankin vuokrassa. Tämä on hyvä tarkistaa jo näytöllä. Jos tila sijaitsee business parkissa, sisältyy vuokraan tyypillisesti muitakin palveluja, kuten aulapalvelu ja henkilöstöravintola. Isot vuokranantajat voivat tarjota mahdollisuuden myös erillisten coworking-tilojen käyttöön.

Etätyötä, tiimipäiviä ja livestriimauksia – yritykset hullaantuivat coworking-tiloista »

Mahdollisista vuotuisista vuokrankorotuksista on hyvä käydä avointa keskustelua vuokranantajan kanssa, sillä ne vaikuttavat vuokraan pitkällä tähtäimellä. Sama pätee yrityksen tulevaisuuden suunnitelmiin: jos näköpiirissä on kasvua, kannattaa kysyä, voiko yritys saada jatkossa lisätilaa samasta kiinteistöstä tai löytyykö lähistöltä mahdollisesti sopivaa tilaa.

Etsitkö toimitilaa – kerro tarpeesi, niin ehdotamme sopivia vaihtoehtoja »

Asiantuntijoina toimivat Sponda Oyj:n asiakkuus- ja aluepäälliköt.

Jaa